Prawidłowy proces zarządzania zmianą, czyli co warto wiedzieć, żeby twoja organizacja wyszła ze zmiany obronną ręką?

Pędzący do przodu świat wymusza na organizacjach, bez względu na profil ich działalności, wdrażanie koniecznych zmian. Zarządzanie zmianą, czyli ogół aktywności skoncentrowanych na wprowadzeniu oraz utrwaleniu niezbędnych modyfikacji to obecnie jedna z kluczowych umiejętności skutecznych liderów. W związku z tym, w tym artykule postaramy się przedstawić ci skondensowaną pigułkę wiedzy na temat prawidłowego procesu zarządzania zamianą (change management proces), pozwalającego na bezpieczne przeprowadzenie twojego zespołu przez burzliwy okres transformacji.

Czego dowiesz się z tego artykułu?

• Dlaczego właściwe zarządzanie zmianą to priorytet?
• Jak powinna być prowadzona skuteczna komunikacja w procesie zmiany?
• Jakie są najważniejsze fazy zarządzania zmianą?
• Jakich błędów należy unikać kierując zmianą?

Dlaczego właściwe zarządzanie procesem zmian ma kolosalne znaczenie dla kondycji organizacji?

Prawidłowa procedura zarządzania zmianą ma wpływ na jej efektywność. Bez tego trudno mówić o uzyskaniu oczekiwanych rezultatów. Zmiana bywa trudnym momentem nie tylko dla kadry menedżerskiej, odpowiadającej za jej produktywne wdrożenie, ale również dla pracowników, którzy pracują na realizację planowanych założeń. Należy pamiętać, że w procesie wprowadzania zmian, pracownicy mogą odczuwać różne emocje – złość, strach, dezaprobatę, niechęć. Jednocześnie, to właśnie od nich zależy efekt podejmowanych działań, dlatego kluczową rolą liderów jest umiejętne przeprowadzenie ich przez ten etap rozwoju organizacji. W praktyce to oczekiwania, potrzeby oraz opinie pracowników powinny mieć dla liderów zmiany fundamentalne znaczenie.

Brak właściwego zarządzania zmianą najprawdopodobniej przełoży się na brak pożądanych efektów podejmowanych działań, a to z kolei może negatywnie wpływać na konkurencyjność rynkową i wyniki przedsiębiorstwa. Nieumiejętne zarządzanie zmianą jest więc w stanie zachwiać budowaną od lat pozycją. Złe zarządzanie procesami zmian bywa powodem, dla którego podwyższeniu ulegają ponoszone przez organizację koszty realizowanego procesu oraz źródłem niezadowolenia pracowników, w wyniku czego istnieje ryzyko pojawienia się dezintegracji zespołu. Ewentualne błędy w procesach zarządzania zmianą są w stanie zniechęcić pracowników do przyszłych zmian, poważnie utrudniając ich wyegzekwowanie.

Jakie znaczenie ma prawidłowa komunikacja w ramach procedury zarządzania zmianą w projekcie?

Nie ma wątpliwości co do tego, że profesjonalnie i skutecznie przeprowadzony proces zarządzania zmianami ma istotne znaczenie w kontekście przyszłości organizacji. Warto jednak zaznaczyć, że jego podstawą jest prawidłowa, dobrze zaplanowana komunikacja na linii managerowie – pracownicy. Co to oznacza w praktyce? Jakie są zasady prowadzenia komunikacji w środowisku zmiany?
Komunikaty kierowane do pracowników mają być klarowne i zrozumiałe. Pracownicy powinni wiedzieć, jaki jest cel zmiany oraz jej powody. Zmiana musi być odpowiednio umotywowana, żeby odbiorcy mogli zrozumieć jej zasadność – to ważne dla ich późniejszego nastawienia do prowadzanych działań.

Pracownik powinien dostrzegać zasadność podejmowanych czynności, dlatego w procesie komunikacji należy uświadomić mu, jaki scenariusz czeka organizację, jeśli wymagana zmiana nie zostanie wprowadzona.

Komunikując zmianę warto pytać pracowników o ich osobiste zdanie, opinię, spostrzeżenia itp. Jednocześnie, należy pamiętać, że ważne jest także późniejsze wdrażanie ich, uzasadnionych z punktu widzenia powodzenia zmiany, propozycji, co pozwala pracownikom na bycie częścią procesu. Wyjaśnijmy to sobie na konkretnym przykładzie: załóżmy, że twoja znajoma wielokrotnie pyta cię o zdanie w określonej kwestii, ty, chcąc jej pomóc, analizujesz różne scenariusze, szukasz informacji, aktywnie angażujesz się w jej sytuację, ale ostatecznie znajoma ignoruje twoje porady i działa po swojemu. Możesz czuć się zlekceważona(y), prawda? Dla pracowników niewykorzystanie żadnego z ich pomysłów również może być frustrujące. Generuje to spektrum emocji i znacznie obniża gotowość do inicjatywności i proaktywności w przyszłości.

Managerowie muszą być aktywnie zaangażowani w komunikacje. Pomocne może okazać się spotkanie zarządu z pracownikami oraz regularny, dobrze zaplanowany i przede wszystkim – przemyślany kontakt.

Komunikacja powinna pokazywać, jakie mogą być skutki zmiany dla pracowników. Jest to szczególnie istotne w kontekście obaw o ewentualną redukcję miejsc pracy. Brak wiedzy na temat wpływu zmiany na zespół pracowniczy może skutkować z jego strony strachem, niepewnością oraz niechęcią. Wiedza zmniejsza napięcie, niepokój i dezorientację. Co więcej, pracownicy powinni również zostać poinformowani o planowanych efektach wdrażanych zmian. Informacja o tym, co konkretnie się zmieni i odpowiedź na pytanie „co to dla mnie znaczy?” (what’s for me?) jest niezwykle ważna w perspektywie pracownika.

Sprawna komunikacja musi wyjaśniać wszelkie nieporozumienia w sposób niepozostawiający miejsca na plotki i domysły. Brak klarownych informacji może doprowadzić do sytuacji, w której strach i niepewność pracowników zaczną eskalować w formie dezinformacji.

Kanały komunikacyjne powinny zostać właściwie uporządkowane. Zarządzanie zmianami musi zakładać prawidłowe kierowanie komunikacją, czyli ustalenie właściwego planu, sposobu komunikowania określonych informacji, treści, które chce się przekazać itp. Należy więc określić, jakie kanały komunikacyjne mogą w strukturach danej organizacji okazać się najbardziej efektywne.

Kluczowe fazy procesu zarządzania zmianą

Prawidłowo prowadzony proces zarządzania zmianą w organizacji wymaga znajomości jego poszczególnych faz, umożliwiając liderom zmiany odpowiednie pokierowanie wdrażanymi działaniami. Jakie są podstawowe etapy procesu zarządzania zmianą w organizacji?

ETAP I. Określenie powodów, dla których zmiana to konieczność. Skonkretyzowanie przesłanek dla wprowadzenia zmian może rzutować na ich charakter.

ETAP II. Ustalenie charakteru zmiany oraz pożądanych efektów, które w ramach późniejszych czynności chce się osiągnąć. Precyzyjne sformułowanie wymaganych rezultatów pozwoli w dalszym procesie na ocenę jego efektywności.

ETAP III. Przygotowanie szczegółowej koncepcji i procedury wprowadzania planowanej zmiany. To właśnie na tym etapie należy ustalić, w jaki sposób dana zmiana będzie wdrażana w strukturę organizacji.

ETAP IV. Realizacja właściwych działań zmierzających do zaimplementowania zmiany.

Cały proces powinien być zwieńczony możliwie jak najbardziej skutecznym scementowaniem osiągniętych w wyniku wprowadzenia zmiany rezultatów. Zaniedbanie procesu zmiany na tej płaszczyźnie może doprowadzić do sytuacji, w której organizacja szybko wróci do stanu poprzedniego. Co więcej, kolosalne znaczenie ma również ocena, czy założone na początku cele zmiany rzeczywiście zostały w procesie jej wdrażania osiągnięte.

W modelu zmian Kurta Lewina, autor wyróżnia trzy fazy procesu zmian: ROZMRAŻANIE, ZMIANA i ZAMRAŻANIE. Zgodnie z jego założeniami, ROZMRAŻANIE to etap polegający na podważeniu dotychczasowych zasad, schematów, układów itp. ZMIANA oznacza samo wdrażanie zaplanowanych działań, natomiast ZAMRAŻANIE ma na celu ustabilizowanie i ugruntowanie wprowadzonych zmian. Inne modele zarządzania zmianą to: model 7S, 8 kroków Kottera oraz model ADKAR. Więcej na ten temat dowiesz się TUTAJ.

Podstawowe błędy w procesie zarządzania zmianą

Przygotowując plan zarządzania zmianą, warto wiedzieć, których błędów należy absolutnie unikać, żeby prowadzony proces przyniósł oczekiwane skutki. Co to oznacza w praktyce?
• Niedoświadczony, niekompetentny zespół liderów zmian. W tym kontekście dużym problemem będzie także brak zaufania ze strony pracowników.

• Brak konkretów w komunikacji z pracownikami. Jeśli komunikacja nie informuje pracowników, na czym ma polegać zmiana, jak będzie realizowana, po co wdraża się konkretne działania i co chce się tym osiągnąć, ryzykuje dezinformacją w strukturach organizacji, co z kolei może się przełożyć na negatywny stosunek pracowników do wprowadzanych zmian.

• Nieustabilizowanie zmiany. Jeżeli po zakończeniu procesu zmian nie zostaną wypracowane konkretne standardy, a pracownicy nie przyzwyczają się do wdrożonych modyfikacji działania, możliwe, że organizacja wróci do stanu „sprzed”.

• Brak strategii procesu zmian. To z kolei przekłada się bardzo często na chaotyczne, nieprzemyślane działania, co może być źródłem niechęci wśród pracowników.

• Zbyt dużo zmian na raz. Natłok zmian może wpływać na trudności w odnalezieniu się w nowym środowisku, kłopoty ze zrozumieniem ich celu, nowych obowiązków itp. Niebezpieczne są również zbyt częste zmiany – pracownicy nie zdążą przyzwyczaić się do jednej zmiany, a muszą rozpoczynać przygotowania do kolejnej.

PODSUMUJMY: prawidłowe zarządzanie procesem zmian przekłada się na ich wydajność. W tym kontekście warto zadbać przede wszystkim o jasną, dobrze zaplanowaną komunikację z pracownikami, którzy są fundamentem organizacji – to właśnie od ich postawy w dużej mierze będzie zależało wdrożenie niezbędnych modyfikacji, a na nią w dużej mierze wpływa sposób komunikowania zmiany.

Related Posts

Dołącz do społeczności

Game Changers Academy!

Zapisz się na newsletter

i otrzymuj bezpłatne zaproszenia na nasze spotkania

Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danychosobowych dla celów marketingowych, przy czym zgodę swoją wyrażam dobrowolnie.