Zmiana, niezależnie od tego, jakiej płaszczyzny funkcjonowania organizacji dotyczy, to trudny proces, wymagający prawidłowego kierownictwa. Dlaczego? Przede wszystkim, z uwagi na różne nastawienie i odczucia pracowników, którzy mają być częścią zmiany. Brak właściwego zarządzania zmianą może uniemożliwiać uzyskanie pożądanych rezultatów, co z kolei przekłada się na konkurencyjność rynkową firmy. W tym artykule wyjaśnimy, co to jest zarządzanie zmianą, na czym polega ten proces i jakich pułapek warto unikać.
Czego dowiesz się z tego artykułu?
- Jaka jest podstawowa definicja zarządzania zmianą?
- Dlaczego prawidłowe zarządzanie zmianą ma duże znaczenie?
- Jakie są najważniejsze etapy zarządzania zmianą?
- Jakich błędów w procesie zmiany należy unikać?
- Co powinno być początkiem procesu zarządzania zmianą w firmie?
Definicja zarządzania zmianą
Definicja zarządzania zmianą podkreśla celowość procesu – zmiana ma w założeniu przynieść określone, wymagane przez organizację, rezultaty. W praktyce, change management jest procesem, który powinien teoretycznie podnieść funkcjonalność firmy w kontekście wybranych sfer jej działalności.
Zarządzanie zmianami w organizacji to ogół działań prowadzących do wdrożenia i utrwalenia zaplanowanych, koniecznych z punktu widzenia konkurencyjności, rentowności, ergonomiczności itp. modyfikacji. Zarządzanie zmianą, jako proces, odbywa się w określonych ramach czasowych.
Istotą zarządzania zmianą w organizacji jest fakt, że sama zmiana może być podejmowana na jednej lub wielu płaszczyznach funkcjonowania firmy, w zależności od indywidualnie określonych potrzeb. Prawidłowo wprowadzona zmiana powinna zagwarantować pozytywne skutki. Sama potrzeba wprowadzenia konkretnych zmian może natomiast wynikać z przyczyn pochodzących zarówno z wnętrza organizacji, jak również ze środowiska zewnętrznego, na przykład, pojawiać się w związku z nowymi technologiami dostępnymi na rynku, które mogą usprawnić szereg firmowych procedur.
Na czym polega zarządzanie zmianami?
Celem zarządzania zmianą w przedsiębiorstwie jest jej efektywne wprowadzenie oraz ukonstytuowanie. Brak scementowania zmiany może doprowadzić do tego, że organizacja w niedługim czasie wróci do starych nawyków. Proces zarządzania zmianami musi mieć indywidualny charakter, dopasowany do rodzaju wdrażanej zmiany oraz potrzeb i wymogów firmy. W procesie zarządzania zmianami w organizacjach należy podkreślić rolę kompetentnych liderów zmian oraz zespołu, który zmiany będzie wprowadzał i później wykorzystywał je w codziennej pracy. Trzeba się bowiem liczyć z tym, że początkowo pracownicy mogą być negatywnie nastawieni do planowanych modyfikacji. Bardzo często taka postawa wynika ze strachu o własną przyszłość w firmie, głównie z uwagi na obawę o potencjalną redukcję etatów. Rolą liderów zmiany jest zmotywowanie personelu do aktywnego udziału w zmianie oraz pozytywne wpływanie na ich stosunek do wdrażanych modyfikacji.
W związku z tym, zarządzanie zmianami w przedsiębiorstwie w dużej mierze polega na prawidłowej komunikacji. Zmiana musi być odpowiednio umotywowana – pracownik powinien wiedzieć, że planowane działania są konieczne i widzieć w nich sens. Ponadto, warto także uświadomić zespół, jaka będzie przyszłość firmy, jeśli niezbędne zmiany nie zostaną wprowadzone oraz co zmiana przyniesienie bezpośrednio dla kadry pracowniczej. Wiedza na temat tego, jak będzie wyglądał proces zmiany oraz jakie będą jego skutki ma szansę zmniejszyć strach i poczucie dezorientacji.
Dlaczego właściwe zarządzanie zmianą to konieczność?
Wiesz już, co to jest change management, ale czy potrafisz odpowiedzieć na pytanie, dlaczego prawidłowe zarządzanie zmianą jest tak istotne dla jej wprowadzenia? Niewłaściwe zarządzanie zmianami organizacyjnymi może okazać się brzemienne w skutkach.
Po pierwsze: nieodpowiednie zarządzanie zmianami w firmie nie przyniesie pożądanych efektów, co w rezultacie będzie miało negatywny wpływ na funkcjonowanie przedsiębiorstwa.
Po drugie: źle zarządzana zmiana w wielu przypadkach przekłada się na wyższe koszty wprowadzania niezbędnych modyfikacji, co jest istotne w kontekście firmowego budżetu.
Po trzecie: prawidłowe zarządzanie zmianami w firmie jest ważne z punktu widzenia pracowników. Nieumiejętnie wdrażana zmiana może być źródłem niezadowolenia personelu, co przełoży się nie tylko na skuteczność transformacji, ale przede wszystkim – może być szkodliwe dla przyszłych modyfikacji z uwagi na uprzedzenia pracowników wynikające z wcześniejszych doświadczeń.
Po czwarte: jak wspomnieliśmy wcześniej, definicja zarządzania zmianami w przedsiębiorstwie zakłada pozytywne skutki wdrażanych rozwiązań. Niewłaściwy proces zarządzania może doprowadzić do sytuacji, w której organizacja nie uzyska wymaganych rezultatów, co przełoży się na jej sytuację rynkową, utrudniając skuteczną konkurencję z innymi firmami z tej samej branży.
Współcześnie, w szybko zmieniających się warunkach gospodarczych, nieprawidłowe zarządzanie zmianami w przedsiębiorstwie jest szczególnie niebezpieczne. Dlaczego? Na rynku regularnie pojawiają się nowe rozwiązania, konsumenci wymagają nowoczesnego podejścia – nienadążanie z wprowadzaniem potrzebnych modyfikacji może okazać się dla przedsiębiorstwa źródłem problemów w rozwijaniu lub utrzymaniu prowadzonej działalności.
Zarządzanie zmianą w organizacji – podstawowe etapy procesu
Zarządzanie zmianami organizacyjnymi obejmuje kilka podstawowych faz, które w dużej mierze decydują o powodzeniu procesu. Jakie są najważniejsze etapy zarządzania zmianą?
Krok 1. Określenie zmiany. Co musi zostać zmienione? Na tym etapie kluczowe jest ustalenie co zmiana ma dać organizacji, czyli dokładne sformułowanie oczekiwań. Ten krok jest bardzo istotny z uwagi na późniejszą ewaluację procesu. To także czas na określenie, jak długo wprowadzanie zmiany ma potrwać.
Krok 2. Skonkretyzowanie, jak zmiana powinna być przeprowadzona. Dokładne zaplanowanie czynności niezbędnych do osiągnięcia założonych rezultatów i ich bieżące kontrolowanie. Nie warto jednak rzucać się z przysłowiową motyką na słońce – o wiele lepszym rozwiązaniem jest wytyczenie rzeczywiście realnych celów.
Krok 3. Aktywne działanie. W przypadku zmiany duże znaczenie ma konsekwencja realizowanych działań. Ważne, żeby się nie zniechęcać, jeśli proces wdrażania zmiany wymaga wysiłku. Trzeba być przygotowanym na to, że konieczność włożenia dużego wysiłku może okazać się z perspektywy pracowników czynnikiem demotywującym. Pierwsze sukcesy nie mogą natomiast doprowadzić do sytuacji, w której zespół zaczyna dawać sobie taryfę ulgową.
Pułapki zarządzania zmianą w projekcie
Zarządzanie zmianami w projekcie powinno uwzględniać ewentualne „pułapki”, które mogą mieć negatywny wpływ na przebieg procesu wdrażania wybranych modyfikacji. Świadomość istnienia podobnych zagrożeń umożliwia uniknięcie popełniania niepotrzebnych błędów. Jakie są przykłady najpoważniejszych błędów w zarządzaniu zmianą w organizacji?
Brak uwzględnienia kultury organizacyjnej firmy. Kultura organizacyjna, czyli wartości/normy/przesłania uznawane przez członków danej organizacji to ważny czynnik, który warto wziąć pod uwagę w trakcie planowania procesu wdrażania zmiany. To, jak efektywna będzie reorganizacja i zarządzanie zmianą, w dużej mierze może być uzależnione od tego, czy wykorzystywane w procesie transformacji rozwiązania są zgodne z głęboko zakorzenioną kulturą przedsiębiorstwa.
Lekceważenie znaczenia postaw kadry pracowniczej. Pracownicy wdrażający zmianę to kluczowa kwestia w procesie zarządzania transformacjami. Zespół pracowników powinien być odpowiednio zmobilizowany, przygotowany merytorycznie i prawidłowo zarządzany. Co więcej, pracownicy powinni mieć poczucie, że partycypują we wdrażaniu zmian, a nie są jedynie ich biernymi odbiorcami.
Nieprawidłowa komunikacja. Niezależnie od tego, jakie modele zarządzania zmianą stosuje się w procesie transformacji, warto zwrócić uwagę na jasną, dobrze zaplanowaną i co najważniejsze skuteczną komunikację na linii pracownicy – menagerowie. Brak konkretów, czyli niekomunikowanie co, jak i po co ma być zmienione, nieinformowanie pracowników o konsekwencjach zmiany itp. – to może rodzić opór i niechęć. W procesie zarządzania zmianą dużą rolę odgrywa zazwyczaj również odpowiednio zorganizowane spotkanie zarządu z pracownikami.
Nieukonstytuowanie zmiany. Niescementowanie zmiany to jeden z najważniejszych błędów w procesie zarządzania, który może skutkować powrotem do dawnych nawyków. Oznacza to, że wysiłek włożony we wdrożenie niezbędnych modyfikacji pójdzie w takim przypadku na marne, dlatego utrwalenie wprowadzonych zmian to ważny etap całego procesu, którego nie można lekceważyć.
Spróbujmy to wyjaśnić na konkretnym przykładzie: załóżmy, że zaczynasz biegać. Po kilku dniach/tygodniach nawyk „wchodzi ci w krew”, ale często wystarczy krótka przerwa, żeby plany regularnego biegania legły w gruzach. Proces zarządzania zmianą warto wzbogacić więc o kontrolę sposobu korzystania ze zmienionych schematów, rozwiązań, narzędzi itp.
Brak kompetencji liderów zmiany oraz zespołu pracowników. Przed rozpoczęciem procesu zmian, warto zadbać o wyposażenie menagerów oraz pracowników w niezbędne kompetencje. Istotne znaczenie ma również wybór doświadczonego lidera, który będzie w stanie przeprowadzić organizację przez trudną fazę transformacji.
Zarządzanie zmianami na przykładzie firmy – od czego należy zacząć?
Zarządzanie zmianą na przykładzie własnej firmy to duża odpowiedzialność – to od prawidłowego procesu zarządzania w wielu przypadkach zależy firmowe być albo nie być. Planując wprowadzenie konkretnych zmian w organizacji warto przede wszystkim określić strategię działania, czyli odpowiedzieć na pytania: co i jak chcesz zmienić? Nieprzemyślane, chaotyczne działanie będzie zniechęcające zarówno dla ciebie, jak i dla zespołu pracowników. Jednocześnie należy pamiętać, że proces zarządzania zmianą musi być dopasowany do charakteru organizacji oraz ludzi, którzy będą ją wdrażać.
Przed rozpoczęciem działań, opracowując plan zmiany, trzeba zastanowić się również nad zagwarantowaniem praktycznych możliwości wprowadzenia planowanych modyfikacji. Zasadza się to przede wszystkim na zapewnieniu pracownikom/liderom zmiany wymaganego zaplecza kompetencji, infrastruktury technicznej i co najważniejsze – niezbędnych środków finansowych. Planując zmianę należy również zastanowić się, w jakim czasie chce się osiągnąć zamierzone efekty. To ważne nie tylko z uwagi na ewaluację działań, ale także przez wzgląd na ich prawidłową organizację.
Zarządzając zmianą trzeba być przygotowanym na to, że nie wszystko pójdzie gładko, tak jak możesz sobie tego życzyć. O wiele rozsądniejszym rozwiązaniem będzie przeanalizowanie możliwych problemów i trudności oraz zastanowienie się (z odpowiednim wyprzedzeniem) co zrobić, jeśli przewidywane kłopoty rzeczywiście się pojawią. To bardzo uprości szybkie reagowanie w czasie ewentualnego kryzysu. Proces zarządzania zmianą musi być na bieżąco kontrolowany – lepiej nie rzucać się od razu na głęboką wodę. Zbyt dużo zmian na jeden raz lub zbyt szybkie modyfikacje mogą być źródłem frustracji i utrudniać pracownikom adaptację.
PODSUMUJMY: zarządzanie zmianą to zespół działań/czynności, których celem jest wprowadzenie i utrwalenie konkretnych transformacji, zorientowanych na poprawienie działania firmy w określonych płaszczyznach jej funkcjonowania. Zmiana w swojej definicji ma konkretne ramy czasowe. W procesie zarządzania zmianą priorytetowe znaczenie mam jej skonkretyzowanie, ustalenie sposobu prowadzenia działań oraz scementowanie wdrożenie wprowadzonych modyfikacji. Prawidłowe zarządzanie zmianą to konieczność z punktu widzenia powodzenia całego procesu, a sama zmiana może wpływać na ekonomiczność i konkurencyjność działania firmy.
