Jak organizować udane spotkania zarządu z pracownikami? 6 zasad, o których warto pamiętać

Spotkanie zarządu z pracownikami – niewygodna konieczność czy świetne narzędzie pozwalające na scementowanie pozytywnych relacji? Odpowiedź na to pytanie w dużej mierze zależy od tego, w jaki sposób zebranie zostanie zorganizowane.

Czego dowiesz się z tego artykułu?

  • Dlaczego spotkanie zarządu z pracownikami to ważne narzędzie komunikacji?
  • Jak zorganizować spotkanie na linii zarząd – pracownicy, żeby dla obu stron było ono produktywne?
  • Jak napisać zwięzły protokół ze spotkania z zarządem?

Spotkanie zarządu z pracownikami: dlaczego jego prawidłowa organizacja jest tak istotna?

Prawidłowa komunikacja to jeden z najważniejszych etapów zarządzania zmianą. Personel musi wiedzieć, dlaczego zmiana jest konieczna, jak będzie wdrażana i przede wszystkim – z jakimi konsekwencjami dla pracowników wiążę się planowana transformacja. Jeśli zmiana nie będzie oznaczała redukcji etatów, warto poinformować o tym zespół. Spotkania zarządu z pracownikami mogą stać się ważnym elementem komunikacyjnej strategii zmiany. Odpowiednio zorganizowane, potrafią zauważalnie ułatwić zarządzanie zmianami, zmniejszając niepokój pracowników.

Nudne, źle zorganizowane spotkania to bardzo poważny wróg efektywnej komunikacji. Dlaczego? Pracownicy przyzwyczajeni do nic niewnoszących spotkań, które są po prostu kolejnym przykrym obowiązkiem mogą być zniechęceni oraz rozkojarzeni, co utrudni im przyswojenie przekazywanych informacji.

Agenda spotkania zarządu z pracownikami powinna być przygotowana w sposób, który pomoże uciąć ewentualne plotki i niejasności. Jeżeli w organizacji wdrażane są zmiany, bardzo często wśród pracowników wywołują niepokój, co z kolei może być źródłem niepotrzebnych domysłów i podstawą dezinformacji. Odpowiednio zorganizowane spotkania z zarządem pozwalają na uniknięcie podobnej sytuacji i ucięcie problematycznych spekulacji.

Jak zorganizować spotkanie zarządu z pracownikami?

Rolę komunikacji na linii menagerowie/zarząd – pracownicy często podkreślają modele zarządzania zmianą. W związku z tym, chcąc zorganizować udane spotkanie, warto pamiętać o 6 podstawowych zasadach. Jakich?

Miejsce spotkania powinno być odpowiednio duże i komfortowe.

Pomieszczenie, w którym ma się odbyć spotkanie zarządu z zespołem pracowników powinno być na tyle duże, żeby swobodnie pomieścić wszystkich uczestników zebrania. Ścisk, trudności w poruszaniu się – to niepotrzebnie rozprasza. Jeżeli spotkanie potrwa dłużej, najlepiej zadbać o miejsca siedzące. Po kilkudziesięciu minutach stania zwykle pojawia się zmęczenie, co sprzyja większemu rozkojarzeniu. Latem, kiedy istnieje ryzyko upałów, warto dodatkowo zwrócić uwagę na to, czy sala posiada klimatyzację. Kilkadziesiąt osób stłoczonych w czasie gorącego dnia na małej powierzchni to gwóźdź do trumny udanego spotkania.

Data spotkania musi być ustalona z dużym wyprzedzeniem.

Dzięki temu, osoby zainteresowane będą mogły przeorganizować obowiązki w sposób umożliwiający im uczestnictwo w zebraniu. Ponadto, warto dobrze zastanowić się nad sposobem przekazywania informacji o wydarzeniu. Należy wybrać kanał, który umożliwi bezproblemowe dotarcie do wszystkich zainteresowanych uczestników.

Wyposażenie sali, w której odbędzie się spotkanie powinno być dostosowane do jego charakteru.

Jeżeli w czasie spotkania przewidziane są wystąpienia omawiające multimedialne prezentacje, w sali powinien pojawić się niezbędny i przede wszystkim – całkowicie sprawny sprzęt, który warto sprawdzić na kilka dni przed planowanym wydarzeniem, żeby mieć pewność, że wszystko działa prawidłowo. Dodatkowo, jeżeli sala jest duża, należy zadbać o obecność mikrofonu.

Przed spotkaniem należy ustalić harmonogram przemówień.

To pozwoli na uniknięcie niepotrzebnego bałaganu i stresującego ustalenia kolejności wystąpień w czasie spotkania, co może sprawiać nieprofesjonalne wrażenie.

Po spotkaniu uczestnicy powinni otrzymać materiały z najważniejszymi informacjami.

Dzięki temu będą mogli później jeszcze raz dokładnie zapoznać się z treściami przedstawiony w czasie zebrania. Najlepiej, jeśli materiały będą umiejętnie skondensowane. Zbyt długie treści, mogą zniechęcać do lektury.

Przed zebraniem warto przygotować odpowiedzi na ewentualne pytania od pracowników.

Należy być przygotowanym na to, że w trakcie spotkania z zarządem pracownicy mogą zgłaszać pytania, zwłaszcza jeśli podczas zebrania komunikowane będą ważne zmiany. W związku z tym, warto zastanowić się, jakie pytania, w kontekście przedstawianych treści, mogą rzeczywiście się pojawić i przygotować wyczerpujące odpowiedzi. Ponadto, należy także przemyśleć kwestie organizacyjne zadawania pytań – kiedy można będzie pytać? Po każdym wystąpieniu czy czas na pytania zostanie przewidziany dopiero na koniec spotkania? Wybór odpowiedniego momentu zależy w dużej mierze od charakteru zebrania. Jeżeli pytania będzie można zadawać dopiero na końcu, to należy wcześniej ustalić, kto będzie na nie odpowiadał, żeby cały proces przebiegał sprawnie.

Jeżeli zebranie jest długie, warto zastanowić się nad przerwą.

Przedłużające spotkanie może okazać się nużące, dlatego czasami przerwa to konieczność. W jej trakcie można zaserwować uczestnikom zebrania przekąski lub napoje.

Po zebraniu warto zebrać feedback od pracowników.

Opinie pracowników będą pomocne w skutecznym udoskonalaniu kolejnych zebrań z zarządem. Można je zbierać na przykład w formie anonimowej ankiety, która często warunkuje większą szczerość.

Jak napisać protokół ze spotkania zarządu z zespołem?

Spotkanie pracowników z zarządem warto zaprotokołować. Po co? Protokół to dokument będący opisem przebiegu zebrania, dlatego, chcąc sprawdzić, jakie kwestie zostały podczas niego poruszane, wystarczy zerknąć do zaprotokołowanych informacji. Przygotowując dokument należy umieścić wszystkie najważniejsze informacje o spotkaniu, zwłaszcza notatki o podjętych decyzjach, poruszanych tematach itp. W protokole wskazane jest unikanie rozbudowanych form pisemnych. Podstawowe znaczenie ma oficjalny język i rzeczowe przedstawienie wymaganych danych.

Podstawowe elementy prawidłowo spisanego protokołu to:

  • data i miejsce
  • lista uczestników
  • opis schematy spotkania
  • ewentualnie wnioski, ustalenia, uchwały, wyniki głosowania itp.

Protokoły są szczególnie pomocne w przypadku serii zebrań poruszających podobne tematy – informacje na temat omawianych w czasie konkretnego spotkania zagadnień pozwolą łatwiej planować treść kolejnych zebrań i uniknąć powtórzeń. Protokoły umożliwiają również szybkie sprawdzenie, czy określone informacje zostały już zakomunikowane odbiorcom.

Spotkania średniej i najwyższej kadry zarządzającej: skondensowana treść GCA Power Shot

Organizując spotkania dla managementu warto wziąć pod uwagę dwie kwestie: konieczność przedstawienia skondensowanej, angażującej i przydatnej w codziennej pracy treści merytorycznej oraz przyjazne ramy czasowe dla najbardziej zajętych uczestników. GCA Power Shot to oferta warsztatów prowadzonych przez specjalistów Game Changers Academy, przeznaczona dla zespołów zarządzających. Solidna dawka potrzebnej wiedzy jest przekazywana w relatywnie krótkim czasie: Power Shoty mogą trwać od 3 do 6 godzin, dzięki czemu spotkanie uda się wpleść nawet w mocno napięty grafik.

Game Changers Academy oferuje 6 różnych wariantów Power Shotów – każdy wariant skupia się na innych wyzwaniach, przed którymi staje współczesna firma, pozwalając tym samym wybrać rodzaj warsztatów dopasowany do jej indywidualnych potrzeb. GCA Power Shot uczy:

  • prawidłowego przedstawiania nowej strategii,
  • wprowadzania innowacyjności,
  • angażowania pracowników niższych poziomów struktury zarządczej,
  • kreatywnego stosunku do klienta,
  • budowania kooperatywnego zespołu zarządczego,
  • lepszej współpracy pomiędzy członkami zarządu.

PODSUMUJMY: spotkania zarządu z pracownikami to ważny element podtrzymywania prawidłowych relacji w organizacji oraz jedno z podstawowych narzędzi komunikacyjnych. Nudne, chaotycznie zorganizowane zebrania nie spełniają swojej najważniejszej funkcji, dlatego planując spotkanie warto wziąć pod uwagę: datę, miejsce spotkania, jego harmonogram, możliwość zadawania pytań oraz późniejsze opinie uczestników.

Related Posts

Dołącz do społeczności

Game Changers Academy!

Zapisz się na newsletter

i otrzymuj bezpłatne zaproszenia na nasze spotkania

Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danychosobowych dla celów marketingowych, przy czym zgodę swoją wyrażam dobrowolnie.