Zarządzanie zmianą to ogół działań podejmowanych w celu wprowadzenia i ustabilizowania koniecznych w ramach danej organizacji przekształceń. Prawidłowe zarządzanie zmianą decyduje o jej skuteczności i efektywności, a w konsekwencji przekłada się również na konkurencyjność przedsiębiorstw, które współcześnie muszą nauczyć się radzić sobie w szybko zmieniających się warunkach rynkowych. Podpowiemy ci, jakie są podstawowe modele i metody zarządzania zmianą oraz jak wybrać produktywne narzędzia, usprawniające change management process.
Czego dowiesz się czytając ten artykuł?
- Czym jest model Kurta Lewina?
- Co kryje się za 8 krokami zarządzania zmianą opracowanymi przez Johna Kottera?
- Na czym polega model ADKAR?
- Jakie narzędzia mogą w praktyce wspierać zarządzanie zmianą?
Metodyka zarządzania zmianą w modelu Kurta Lewina
Model zarządzania zmianą autorstwa Kurta Lewina, wybitnego psychologa, specjalizującego się przede wszystkim w psychologii społecznej, bazuje na trzech podstawowych etapach: ROZMRAŻANIE à ZMIANA à ZAMRAŻANIE. Chcąc lepiej zrozumieć ideę tego konceptu, wyobraź sobie, że organizacja w procesie zmiany jest nieforemną kulą lodu. Co musisz zrobić, żeby nadać jej pożądany kształt? Rozmrozić! Kolejnym krokiem będzie zmiana, czyli wlanie wody z rozmrożonego lodu do odpowiedniego pojemnika. Zamrożenie umożliwi ci natomiast uzyskanie wymaganego rezultatu.
ROZMRAŻANIE w koncepcji Kurta Lewina to proces niszczenia dotychczasowych rozwiązań, schematów itp. Na tym etapie liderzy zmianą muszą się liczyć z potencjalnym oporem zespołu pracowników, który należy umiejętnie przełamać, między innymi, wdrażając prawidłowy sposób komunikacji na linii menedżerowie – pracownicy.
ZMIANA oznacza wprowadzenie niezbędnych modyfikacji, pozwalających na osiągnięcie oczekiwanych efektów. W przypadku wspomnianej kuli lodu, etapem zmiany będzie umieszczenie wody pochodzącej z rozmrażania w pojemniku o odpowiednim kształcie. Rozmrożenie, czyli zniszczenie nieefektywnych struktur i schematów, sprawia, że organizacja będzie lepiej przygotowana na wprowadzenie zmian. Opisując obrazowo – bardziej „plastyczna”.
ZAMROŻENIE, jako końcowy etap metodyki zarządzania zmianą Lewina, ma na celu ustabilizowanie zmiany. Brak stabilizacji wprowadzonych zmian to jeden z najważniejszych błędów w procesie zarządzania zmianą. Dlaczego? Brak prawidłowego ugruntowania nowych zwyczajów, sposobów postępowania itp. może sprawić, że organizacja krok po kroku będzie niestety wracała do starych przyzwyczajeń, wymagających zwykle mniejszego wysiłku, niż funkcjonowanie w ramach zmienionych warunków.
Koncepcja zarządzania zmianą 8 kroków Johna Kottera
Do głównych koncepcji zarządzania zmianą zalicza się również schemat 8 kroków autorstwa profesora Johna Kottera. Stworzona przez niego metodologia zarządzania zmianą wyróżnia się przede wszystkim jasną, łatwo zrozumiałą formą, klarownie wskazującą wszystkie niezbędne dla efektywności wprowadzanych zmian fazy. Jakie są etapy zarządzania zmianą według Kottera?
KROK 1. Zademonstrowanie powodów, dla których zmiana musi być przeprowadzona możliwie jak najszybciej.
To naturalne, że pracownicy, nie widząc potrzeby wprowadzenia zmiany, mogą wykazywać w jej stosunku negatywną postawę. Brak zrozumienia w wielu przypadkach rodzi również opór. Właśnie dlatego przekonujące umotywowanie zmiany to klucz do przekonania zespołu.
KROK 2. Wybór zespołu osób, które będą prowadziły proces zmiany.
Wytypowanie odpowiednich pracowników oraz stworzenie ducha współpracy to jedna z podstaw dla skutecznego zarządzania procesem zmiany.
KROK 3. Konkretyzacja koniecznej zmiany.
Na tym etapie należy odpowiedzieć na pytanie, co właściwie ma ulec zmianie i w jaki sposób potrzebna zmiana powinna zostać wprowadzona w życie?
KROK 4. Odpowiednie komunikowanie zmiany.
Prawidłowe zarządzanie zmianami oznacza konieczność prowadzenia skutecznej komunikacji, uwzględniającej najważniejsze informacje. Prawidłowa komunikacja ma istotne znaczenie dla poziomu poparcia zmiany wśród pracowników. Brak komunikacji natomiast rodzi strach i niepewność.
KROK 5. Umożliwienie podjęcia niezbędnych działań.
Na tym etapie warto zwrócić uwagę na nastawienie osób tworzących zespół. Kolosalne znaczenie ma odpowiednia motywacja.
KROK 6. Szybkie zwycięstwa.
Duża liczba mniejszych, łatwiejszych do zdobycia celów może okazać się lepsza niż jeden priorytet, wymagający bardzo dużych nakładów pracy. Dlaczego? Zdobywanie kolejnych szczebli często jest lepszym motywatorem. Można to porównać do procesu oszczędzania: załóżmy, że zbierasz pieniądze na konkretny cel i potrzebujesz kilkudziesięciu tysięcy złotych. Na początku oszczędzania tak duża kwota może być dla ciebie przerażająca, a bardzo ambitny cel zniechęcić do odkładania pieniędzy w myśl zasady – „i tak mi się nie uda”. Tymczasem, jeśli założysz, że co miesiąc będziesz odkładać kilkaset złotych, plan wyda ci się bardziej realny.
KROK 7. Trwanie przy swoim i wprowadzanie kolejnych, niezbędnych zmian.
Ważne jest, żeby po osiągnięciu pierwszych satysfakcjonujących zwycięstw, nie odpuszczać. Uzyskanie pierwszych sukcesów może niestety spowodować rozluźnienie w zespole – warto do tego nie dopuszczać.
KROK 8. Ugruntowanie wprowadzonych zmian.
Podobnie jak w modelu Kurta Lewina, John Kotter zwraca uwagę na to, że jedną z podstawowych zasad zarządzania zmianami jest konieczność jej scementowania. Początkowy entuzjazm szybko może zostać zastąpiony przez dystans do wprowadzonych zmian z uwagi na konieczność włożenia dużego wysiłku w ich utrzymanie, co w konsekwencji grozi demotywacją. Właśnie dlatego, ukonstytuowanie zmiany ma kolosalne znaczenie dla prawidłowego zakończenia procesu.
Techniki zarządzania zmianami w ujęciu modelu ADKAR
Wśród najbardziej rozpoznawalnych technik zarządzania zmianą, obok modelu Kurta Lewina oraz 8 kroków Johna Kottera, wymienia się model ADKAR, zaprojektowany przez amerykańską firmę PROSCI. ADKAR to skrót od pierwszych liter nazw 5 najważniejszych, zgodnie z założeniami modelu, filarów zarządzania zmianą.
AWARENESS -> Świadomość
DESIRE -> Pragnienie
KNOWLEDGE -> Wiedza
ABILITY -> Umiejętność
REINFORCEMENT -> Umocnienie
W kwestii świadomości bardzo ważne jest umotywowanie zmiany i pokazanie zespołowi pracowników, dlaczego jest ona niezbędna. Ponadto, komunikując zmianę warto zaznaczyć, jakie będą jej konsekwencje. Świadomość i wiedza redukują niepokój, a w konsekwencji również wynikający z niego opór.
Pragnienie odnosi się natomiast do bycia częścią zmiany ze strony zespołu, który będzie ją wdrażał i w przyszłości pracował zgodnie z wprowadzonymi modyfikacjami. W procesie zmiany istotna jest chęć pracowników do pomocy w realizacji założonych celów.
Dodatkowo, zgodnie z metodą zarządzania zmianą w organizacji, jaką jest model ADKAR, fundamentalną kwestią jest wiedza – zarówno zespół, jak i liderzy zmiany muszą posiada odpowiednie kompetencje zawodowe, umożliwiające wprowadzenie wymaganych modyfikacji. W związku z tym, w procesie zmiany dobrze jest uzupełnić obszary wiedzy, w których jest to konieczne.
Model ADKAR, podobnie jak inne metody zarządzania zmianami, duży nacisk kładzie również na umocnienie wprowadzonych zmian. Zgodnie z założeniami ADKAR, wskazane jest pokazanie, że zmiana rzeczywiście się dokonała i powinna zostać utrwalona w organizacji. Duże znaczenie ma również sprawdzanie, jak zmiana działa w praktyce i czy pracownicy rzeczywiście stosują się do nowych schematów i rozwiązań.
Jak skutecznie wybierać narzędzia zarządzania zmianą?
Proces zarządzania zmianą można wesprzeć wykorzystaniem nowoczesnych narzędzi – odpowiednio dobrane, będą pomocne na różnych etapach procesu, pozwalając na jego efektywniejsze kontrolowanie. Wybierając dedykowane rozwiązania, warto zwrócić uwagę na kilka podstawowych kwestii. Jakich?
- charakter wprowadzanej zmiany
- indywidualne potrzeby menagerów oraz zespołu pracowników
- funkcjonalności narzędzia
- koszty zastosowania wybranych rozwiązań
Decydując się na zastosowanie konkretnej aplikacji lub oprogramowania, dobrze jest mieć na względzie również prostotę obsługi. Dlaczego? Zespół przechodzący zmianę może być wystarczająco skupiony na związanych z nią kwestiach, w związku z tym, kolejna nowość w codziennej pracy, zwłaszcza skomplikowana w eksploatacji, może być z punktu widzenia pracowników niepotrzebnym elementem, co z kolei bywa źródłem oporu w stosunku do wprowadzanych narzędzi.
Obecnie na rynku dostępnych jest wiele ciekawych rozwiązań, które mogą wspomóc zarządzanie zmianą na różnych etapach.
The Change Compass. Narzędzie, które jest w stanie pokazać, jak poszczególne zmiany mogą oddziaływać na określone płaszczyzny pracy organizacji. Jego niekwestionowaną zaletą jest fakt, że proces zmiany może być wsparty wykorzystaniem konkretnych danych, co z kolei jest w stanie zauważalnie ułatwić podejmowanie istotnych z punktu widzenia zarządzania zmianą kroków.
The Change Shop. Kompozycja 6 ciekawych narzędzi – każde narzędzie odnosi się do innych płaszczyzn istotnych dla procesu zmiany.
Viima. Ciekawe narzędzie zarządzania zmianą, które pozwala na wygodne gromadzenie planów/idei/pomysłów w jednym miejscu. Narzędzie upraszcza również ich późniejsze przetwarzanie. Korzystając z Viima, działania może jednocześnie omawiać kilka osób. W zależności od wybranej opcji, korzystając z narzędzia da się stworzyć jedną lub kilka różnych tablic. Viima daje więc szansę na łatwe dzielenie się pomysłami ze swoim zespołem.
PODSUMUJMY: istnieje kilka różnych model zarządzania zmianą – do najważniejszych zalicza się model ADKAR, 8 kroków Kottera oraz model Kurta Lewina. Analizując te metodologie, da się zauważyć, że mają wiele punktów wspólnych, akcentując konieczność ukonstytuowania zmiany. Wybór konkretnej koncepcji zarządzania zmianą lub narzędzi wspomagających to kwestia zdeterminowana charakterem zmiany oraz indywidualnymi potrzebami organizacji. Warto bowiem pamiętać, że nie ma jednego „przepisu”, który pozwalałby na efektywne wprowadzenie potrzebnych zmian w każdej firmie, dlatego podstawowe znaczenie ma podmiotowy stosunek do wdrażanych modyfikacji. Niezależnie jednak od wprowadzanej zmiany, podstawowe znaczenie zawsze ma umiejętna komunikacja, której ważnym elementem może okazać się spotkanie zarządu, pokazywanie wpływu zmian na pracowników oraz uwzględnianie feedbacku z ich strony.
